Quy định về hóa đơn điện tử trong việc gửi hóa đơn cho khách hàng đang là vấn đề được quan tâm hiện nay, khi mà việc sử dụng hóa đơn giấy đang dần hạn chế để chuyển hẳn qua hình thức hóa đơn điện tử. Để có thể trả lời được câu hỏi này, các doanh nghiệp, quý bạn đọc có thể tìm hiểu tại Thông tư 32/2011, cụ thể:
Hóa đơn điện tử có thể gửi trực tiếp cho khách hàng
Khoản 2, Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn các hình thức gửi hóa đơn điện tử:
– Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
Hình thức gửi trực tiếp này hiện nay vẫn thường được thực hiện tại các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử. Ngoài ra, khách hàng nên nắm thêm các quy định như hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Để có thể bổ sung thêm các kỹ năng thực tiễn về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp của mình.
Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
Gửi hóa đơn điện tử qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Kê khai thuế GTGT như thế nào được coi là đúng quy định?
Như vậy, căn cứ vào quy định chung, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn ra hình thức sử dụng hóa đơn điện tử, phương thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình hiện nay. Bên cạnh đó, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
Theo công văn mới nhất của Cục Thuế Thành Phố Hà Nội thì Hà Nội sẽ sớm hoàn thiện việc triển khai hoàn thành sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 30/9/2020. Các tỉnh, thành phố khách sẽ tiếp tục hoàn thành việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020. Do vậy, các doanh nghiệp cần nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử sớm nhất.
